Wozu braucht man ein Virtuelles Personalbüro?

 

In allen Bereichen gilt heute die gleiche Vorgabe: Arbeitszeit soll möglichst effektiv genutzt und unproduktive Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert werden. Bei herkömmlicher Personalorganisation bleibt dennoch tagtäglich unnötig viel Zeit und Geld „liegen“ - nicht nur im Personalbüro, sondern bei jedem einzelnen Mitarbeiter. AIDA Web unterstützt Sie deshalb mit einer Vielzahl innovativer Funktionen zur effektiven Abwicklung zahlreicher personalbezogener Abläufe.

Web Selfservice

 

AIDA WEB - Was ist das?

 

AIDA Web ist ein Zusatzmodul für die AIDA Zeiterfassungs-/ Zeitwirtschaftslösung, auf das die Mitarbeiter direkt von ihrem PC-Arbeitsplatz aus per Web-Browser zugreifen können. Nach der Anmeldung (per Passwort) stehen den Mitarbeitern in Menüs zahlreiche Funktionen zur Verfügung - vom Einblick in die eigenen Zeitkonten bis zu direkten Buchungsmöglichkeiten.

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Modularer Aufbau und Zukunftssicherheit

 

Unsere Webanwendung ist modular aufgebaut und individuell anpaßbar. Die Freigabe der Funktionen ist für jeden Mitarbeiter erfolgt individuell, d.h. jeder Mitarbeiter sieht nur das und darf nur das, was sie ihm erlauben.

 

Selbst- und Abteilungsauskunft

Die Selbst- und Abteilungsauskunft ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich nach Anmeldung eigenständig zu informieren. So kann der Mitarbeiter in Abhängigkeit flexibel definierbarer Rechte seine Arbeitszeitjournale einsehen, sich im persönlichen Kalender über beantragte oder schon genehmigte Fehltage wie Urlaub, Dienstreisen etc. informieren, seine Zeitkonten abrufen u.v.a. mehr. Gruppen- oder Abteilungsleiter können für Ihre Mitarbeiter ebenfalls diese Daten abfrufen, das Informationstableau mit dem Status der MItarbeiter (wer ist an- oder abwesend, in der Pause oder auf Dienstgang, optional auch Zusatzdaten wie Durchwahl oder laufender Auftrag) oder z.B. abteilungsbezogene Auswertungen aufrufen.

Workflow

Haben Sie sich nicht schon immer gewünscht, die Papierflut im Zusammenhang mit Anträgen aller Art einzudämmen bzw. ganz abzuschaffen? Es gibt bei Ihnen ein Formular für Urlaubsanträge, für die Beantragung von Dienstreisen, Zettel mit vergessenen Buchungen, Stundennachweise etc.? Dann ist der AIDA Workflow genau das Richtige für Sie! Anhand der Stammdaten können Sie automatisch ein Webdiagramm als Abbild Ihrer Organisationsstruktur erstellen, Vorgesetzte und Stellvertreter definieren, für jeden Geschäftsprozess einen individuellen ein- oder mehrstufigen Workflow definieren, Stabsstellen und Sekretariate definieren und Mitarbeiter zuordnen. Ihre Mitarbeiter stellen die Anträge ab sofort im Web, werden über den Status Ihrer Anträge informiert und bei Genehmigung werden verschiedene Aktionen automatisch ausgeführt, wie z.B. Zeitkorrekturen verbucht, der genehmigte Urlaub vom Urlaubskonto abgezogen und im Kalender eingetragen. Für jede Aktion kann eine Email-Benachrichtigung ausgelöst werden.

Buchen

Über unser Virtuelles Terminal ist es möglich, verschiedenste Zeitbuchungen auch ohne Zeiterfassungsterminal direkt am PC auszuführen. Dazu gehören die klassischen Buchungsarten wie Kommen, Gehen, Pause oder Dienstgang. Ebenso können Kostenstellenwechsel gebucht werden oder Auftrags-Beginn oder -Ende. Für Fertigungsbetriebe mit Mehrmaschinenbedienung können mehrere Aufträge parallel begonnen bzw. beendet werden. Mit den entsprechenden Rechten ist aber auch eine nachträgliche Verteilung der Anwesenheitszeit auf Aufträge bzw. Projekte möglich.

 

Vorteile unserer Lösung

Entlastung des Personalbüros

Das Personalbüro wird von der Antragsflut verschont, erspart sich Nachfragen bei den Mitarbeitern und viele administrative Routineaufgaben.

Komplett papierfreier Workflow

Schluß mit der Zettelwirtschaft! Sparen Sie Papier- und Druckkosten und tun Sie gleichzeitig etwas für die Umwelt!

Kürzere Bearbeitungszeiten

Anträge "versauern" nicht beim Chef während dessen Abwesenheit. Die automatische oder manuelle Umleitung zum Stellvertreter macht es möglich!

Zeiteinsparung

Keine Wege- und Wartezeiten mehr! Der Mitarbeiter kann sich jederzeit informieren. Nachfragen in der Personalabteilung oder beim Chef entfallen.

Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit

Ihre Mitarbeiter sind stets gut infomiert und die im Unternehmen geführten Konten sind für sie transparent. Der Status ihrer Anträge ist jederzeit bekannt. Diese Wertschätzung führt zu höherer Zufriedenheit ihres wichtigsten Gutes - ihrer Mitarbeiter!

Fehlerminimierung

Unleserliche Stundenzettel und Anträge gehören der Vergangenheit an. Strukturierte Eingabemasken machen das Antragswesen zum Kinderspiel.
 
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Broschüre Web Selfservice

AIDA Web wird kontinuierlich an der Praxis / den Anwendern orientiert weiterentwickelt und funktionell ergänzt. Diese Informationsbroschüre stellt deshalb nur eine grobe Übersicht bzw. Momentaufnahme des verfügbaren Leistungsspektrums dar. Für nähere Informationen zu AIDA Web oder weiteren Zeiterfassungs-/ Zeitwirtschaftslösungen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.
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